Cinque Regole + Bonus per la Corretta Scrittura di un’E-mail (Post per Studenti)

Trovandomi nella condizione di ricevere mail dai miei studenti in questo periodo increscioso, mi sono resa conto che noi più “vecchi” diamo per scontato che i nati dal 2000 in poi siano nativi digitali e che quindi tutto ciò che riguarda l’informatica riesca loro in maniera naturale. Non è così: sono cose che bisogna imparare. E probabilmente a scuola non si insegna.
Siccome sono convinta che anche il periodo di crisi più nera sia un’opportunità per prendere qualcosa di buono e ricavare degli insegnamenti, chissà che questo momento difficile per tutti non ci dia per lo meno l’occasione di affinare l’uso dei mezzi di comunicazione digitale più formali. Volevo usare lo spazio di questa pagina per raggiungere più studenti possibile, e non solo i miei.

La differenza fra mail e messaggistica istantanea e perché è importante saper scrivere correttamente una mail

Source image: Falia

L’e-mail è una modalità di invio di messaggi che agli albori si rivelò rivoluzionario: non bisognava più aspettare i tempi della posta, ma si poteva comunicare in tempo reale. È un mezzo di comunicazione ideato da persone che avevano fino a quel momento spedito lettere, e segue le regole della comunicazione postale quasi in tutto e per tutto. D'altronde, "e-mail" significa meramente "posta elettronica". Quello che cambia con la posta cartacea, ormai, sono solo i tempi di recapito.

Oggi, grazie alla messaggistica istantanea e ai social network, la mail ha preso il posto noioso di fare il damerino in giacca e cravatta: ormai la mail è usata o per ricevere newsletter, o per iscriversi a un sito ma soprattutto per inviare una comunicazione formale quando non c’è abbastanza confidenza per l’uso del messaggio. E perciò le due modalità non vanno confuse: di certo non andiamo in tuta a un matrimonio e non andiamo in palestra con i tacchi a spillo.
Ecco perché vi volevo suggerire alcune regole su com’è il corretto uso dell’e-mail, per sapersi adeguare a un contesto, per saper essere adeguati. Perché in un futuro la credibilità con un datore di lavoro, un cliente, ne risentirà in maniera assai positiva. Per non parlare del fatto che se scrivete correttamente a un servizio clienti, a un’assicurazione, a un giornale, a un avvocato, subito capiranno che hanno a che fare con persone sveglie e istruite... e quindi magari ci pensano due volte a raggirarvi.

Ma veniamo a noi:

Le 5 regole, più un bonus, per scrivere correttamente un'e-mail

REGOLA N. 1: Si invia una sola mail alla volta.

Io da ragazzina avevo vari amici di penna in tutte le parti del mondo (ero già appassionata di lingue, come potete ben immaginare) e per comunicare con gli Stati Uniti o con il Brasile ci voleva molto tempo. Quindi bisognava inserire in un’unica busta tutto ciò che si voleva dire, andava pensato e ripensato il contenuto perché, una volta spedito, se ne parlava dopo due settimane. Allo stesso modo, una mail è unica, a meno che non ci siamo dimenticati di scrivere qualcosa, ma solo in casi eccezionali. Lasciamo l’invio di frasi a ripetizione una dopo l’altra a WhatsApp 😃

REGOLA N. 2: Scrivere bene il campo dell’oggetto

Voi sicuramente non avete mai inviato una lettera cartacea formale: in Francia è la prassi (leggi anche: Come scrivere una lettera formale in francese). Per disdire un contratto di qualsiasi tipo va inviata una raccomandata. Ecco, prima di scrivere il corpo della lettera va inserito in alto, al centro, l’OBJET. Quindi può essere, ad esempio, RÉSILIATION CONTRAT ÉLECTRICITÉ
Allo stesso modo, la mail prevede che ci sia un oggetto perché poi, nel flusso delle mail ricevute sulla home page, si possa identificare a colpo d’occhio un messaggio che ci interessa riaprire. Dovrà contenere il riassunto del messaggio, è come se fosse il suo titolo (proprio come fate nel quaderno per i vostri appunti): se inviate una foto, scrivete foto vacanze, se inviate un capitolo di una tesi scrivete Capitolo 2 etc. . Ricordatevi di scrivere l’oggetto con la prima lettera maiuscola.

REGOLA N. 3: Scrivete bene il corpo della mail.

La mail si apre con un saluto (In ordine dal più informale al più formale Ciao..., Caro/a..., Buongiorno/Buonasera..., Gentile... , Egregio/a..., Spettabile... - quest'ultimo se scrivo a un'azienda e non a una persona) seguito da una virgola, poi si va a capo e si scrive il contenuto. Una volta finito, si fanno i saluti e si va a capo. Poi si firma. Le varie parti del discorso sono quindi distanziate, e si inizia sempre con una maiuscola. Per rivolgersi a un professore, scriviamo Gentile Prof. Rossi (o Gentile Prof.ssa Rossi).

Gentile Gatto con gli Stivali,

Ho ritrovato il suo lucido da scarpe. Lo può venire a ritirare quando meglio crede. Era finito nel mio cassettone magico.

Distinti saluti,

La Fata Turchina

REGOLA N. 4: Inserite eventualmente allegati

Gli allegati erano, nella posta tradizionale, dei fogli in più per attestare qualcosa, oppure il messaggio scritto altro non era che di accompagnamento a un allegato che doveva essere spedito. Ecco perché il simbolo dell’allegato è una graffetta: si usava veramente per allegare qualcosa a un foglio. Indicate nel corpo della mail che “troverà in allegato...”, così che anche il destinatario più sbadato si renderà conto che il messaggio non finisce lì con quelle parole, ma c’è qualcos’altro da prendere in visione.

REGOLA N. 5: Non aspettatevi la celerità del messaggio istantaneo

Una mail si può spedire a qualunque ora, ma è un mezzo di comunicazione perlopiù professionale. Aspettatevi che il destinatario vi risponderà in orari di lavoro. Oppure no, dipende dalla sua buona volontà, ma non state lì a fissare la casella. Per fortuna, la mail rimane un mezzo meno stressante in questi tempi istantanei.

Bonus: Cosa sono Cc e Ccn?

L’indirizzo del destinatario (o dei destinatari) principale è nel campo A:
Se voglio inviare contemporaneamente lo stesso messaggio ad altre persone perché lo vedano, scriverò il loro indirizzo nel Ccn. Il destinatario principale saprà che quel messaggio è stato inviato anche a loro. Sono in Ccn i cosiddetti “destinatari in copia”.
Il campo Ccn invece è per i “destinatari in copia nascosta”: ricevono la mail ma in segreto, il destinatario principale non sa che anche qualcun altro l’ha ricevuta. Questa funzione è da usare con molta cautela!

Tutto chiaro?
Ah, a proposito: in francese la mail è maschile, le mail, e la posta elettronica è il courrier électronique (contratto in courriel).